Создание базы данных в приложении Microsoft Access

   Под базой данных понимают совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

   Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать нужную информацию с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

   Структурирование - это введение соглашений о способах представления данных.

   База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, организованных таким образом, что возможен быстрый доступ к информации, представляющей наибольший интерес в настоящий момент. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД).
   СУБД - это комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и организации поиска необходимой информации.

   Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

   Модель данных - совокупность структур данных и операций их обработки. Системы управления базами данных основываются на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.

   СУБД Access относится к реляционным базам данных.

Реляционная модель данных

   Понятие реляционный (англ. rеlаtion - отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.
   Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

1. каждый элемент таблицы - один элемент данных;
2. все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;
3. каждый столбец имеет уникальное имя;
4. одинаковые строки в таблице отсутствуют;
5. порядок следования строк и стол6цов может быть произвольным.

Реляционные БД   

   Базы данных, основанные на использовании реляционных моделей данных, называются реляционными БД. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в базе данных являются поля и записи.

   Поле (столбец) – набор одной и той же характеристики (например, номер телефона) для нескольких объектов.

   Запись (строка) - набор нескольких характеристик (например, табельный номер, фамилия, телефон, адрес, должность и др.) для одного и того же объекта.

Разработка структуры реляционной базы данных:

1. Составляют генеральный список полей.
2. Определяют наиболее подходящий тип данного для каждого поля.
3. Разделяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе разделение производят по функциональному признаку (цель - обеспечить ввод данных в одну таблицу на одном рабочем месте). На втором этапе приступают к дальнейшему делению таблиц. При этом целью деления является исключение повторяющихся записей в таблице.
4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле.

         Ключевое поле – это поле, которое однозначно определяет каждую запись в таблице. Например, для таблицы данных о студентах таким полем может служить индивидуальный шифр студента.

        Если такого поля нет, то в качестве ключа можно выбрать комбинацию полей, которая также однозначно определяет каждую запись в таблице. Например, для таблицы, в которой содержатся расписания занятий, в качестве ключа можно выбрать комбинацию полей "Время занятий" и "Номер аудитории". Эта комбинация неповторима (т.к. в одной аудитории в одно и то же время не идут разные занятия).

       Если в таблице вообще нет никаких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа "Счетчик": оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
   5. Устанавливают связи между таблицами.
    Связанные таблицы называют схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи "один ко многим" и "один к одному". Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, т.е. на стороне "один" должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне "Многие" могут повторяться.

   Про подобные таблицы говорят, что они связаны реляционными отношениями. Системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных. Итак, в реляционной базе данных используется несколько разных таблиц, между которыми устанавливаются связи (relation). Они позволяют ввести информацию в одну таблицу и связать ее с записями другой через специальный идентификатор. При этом сокращается общее количество информации, хранимой в базе данных, поскольку в записях повторяются уже не сами данные, а только идентификаторы для связывания.

Основные объекты базы данных

   Основными компонентами (объектами) базы данных являются:

• таблицы,
• запросы,
• формы,
• отчеты,
• макросы и модули.

   Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи, например фамилию, должность или инвентарный номер. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу, например о сотрудниках или заказах.
   Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению. Ниже перечислены типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

1. запрос-выборка задает вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;
2. запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на обновление;
3. перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде;
4. запрос с параметрами позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
5. запросы SQL — это запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL:
6. запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.

    Язык SQL (Structured Query Language) — это язык структурированных запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

   Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
   Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
   Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи. Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами, чтобы автоматизировать вы-полнение задачи.
   Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: модуль формы, отчета и общий модуль. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, они рас-познаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных. База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

Типы данных СУБД Access

   Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля. Перечень типов данных полей и описание значений, сохраняемых в таких полях, приведены в следующей таблице:

   На примере СУБД Microsoft Access, входящей в состав пакета Microsoft Office, познакомимся с основными типами данных, способами создания баз данных и с приемами работы с базами данных. Основное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic. Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.